Bạn là một người bận rộn với công việc hằng ngày với số lượng lớn email gửi và nhận, và trong những email đó, có những công việc quan trọng bạn phải làm nhưng vì quá lu bu, bận rộn nên bạn quên đi mất. Để giải quyết vấn đề đó,Blackberry có một tính năng khá hấp dẫn là đặt Flag cho email để cài đặt nhắc nhở những email quan trọng đối với bạn.

Đặt Flag cho Message

Ở OS 5, chỉ có email tới và đi mới có thể được đặt flag, còn PIM hay SMS/MMS thì không được hỗ trợ. Tất cả những việc bạn phải làm là di chuyển tới message, nhấn nút chùm dâu và chọn Menu Flag For Follow Up. Sau đó, một lát cờ màu đỏ xuất hiện tại góc phải của message đó. Nếu bạn mở email, bạn sẽ thấy là cờ đỏ với Follow Up. Một số phím tắt sử dụng như sau:

• Để lọc inbox và hiển thị những massage được đặt flag, ta nhấn ALT và F cùng lúc. Tất cả tin nhắn được flag sẽ hiển thị

• Để thêm flag vào một message ta nhấn W, sau đó nếu nhấn W thêm một lần nữa thì message sẽ hiển thị icon báo rằng flag đã được hoàn thành.

Tinh chỉnh Flag

Tuy nhiên với một số bạn, việc đặt flag là chưa đủ vì thế việc điều chỉnh flag là một tính năng mà chúng ta nên tìm hiểu qua. Để điều chỉnh Flag, ta đưa với message, nhấn menu và chọn Flag Properties. Tại đây ta sẽ có 4 lựa chọn: Request, Color, Status và Due. Người sử dụng BIS/BES sẽ dễ dàng nhận ra rằng bất kì thay đổi nào về việc đặt flag sẽ được cập nhật trên tài khoản email và ngược lại.

• Request: đặt loại flag mà bạn cần từ một danh sách có sẵn trong máy.

• Color: đặt màu cụ thể cho flag

• Status: đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Flags được hoàn thành sẽ hiển thị ngày, giờ trong message và xóa tất cả các thông báo nhắc nhở. Khi ta chọn complete, flag sẽ thay đổi thành icon có biểu tượng check màu xanh.

• Due date: lựa chọn thời gian kết thúc của flag.

Đặt Flag cho message gửi đi

Khi soạn message, nhấn nút chùm dâu và chọn Flag for Follow Up và màn hình Blackberry sẽ hiển thị Flag Properties. Tương tự như trên, ta lựa chọn những tinh chỉnh mong muốn và chọn Save để lưu lại Flag. Người nhận sẽ thấy Flag trong inbox và cũng có thể thay đổi. Nếu người gửi chỉnh Flag sau khi đã gửi thì sẽ không cập nhật trên Inbox của người nhận.

Chú ý: Tính năng này chỉ hoạt động nếu bạn kết nối với email công ty (BES 5.X) chạy trên nền Ms Exchange với thiết bị có hệ điều hành OS 5.X hoặc hơn. Email được đặt Flag sẽ không hiển thị trên thiết bị người nhận có BIS

Đồng bộ Flags

Có một mẹo nhỏ khá hay khi sử dụng Flag. Nếu bạn sử dụng BES, bạn có thể đồng bộ emails được đặt flag với máy tính. Flags được tạo trên thiết bị Blackberry sẽ xuất hiện trên máy tính và ngược lại. Người dùng BIS sẽ không thể đồng bộ hóa tương tự như thế. Có một giải pháp tạm thời cho các bạn sử dụng flag thường xuyên là To Do List. Tại máy tính, bạn có thể chuyển tất cả các flag sang tasks (trong Outlook bạn có thể kéo và thả – drag and drop). Sau đó kết nối USB và đồng bộ thông qua Blackberry Desktop Manager.

Xóa Flag

Kéo và highlight các message có flag và nhấn nút chùm dâu. Các bạn sử dụng OS 5 có thể chọn Delete Flags còn các bạn sử dụng OS 6 sẽ chọn Clear Flag.

Đặt Flag cho email là một trong những cách mà Blackberry hỗ trợ bạn sắp xếp công việc và giải quyết chúng. Không chỉ với Blackberry, nếu bạn sử dụng Playbook, bạn cũng có thể đặt flag cho messages và sử dụng Blackberry Bridge để kết nối với Blackberry.